業務フロー書き方|『業務フローの書き方ガイド』ダウンロード

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業務フローとは?業務フローの書き方は?

業務改善プロジェクトや業務効率化のためのシステム化を検討されている方々。要件定義を進められる方。業務フローは必須の作業となります。しかし、闇雲にフロー図だけ描いても有効的に使用できるものとはなりません。業務フローを書く上で、記号(図形)や階層も含め、いくつか知っておかなければならない鉄則があります。また、業務フローを書く目的やメリットもご理解頂いた上で作業を進めて頂くと効果的です。

業務フローの書き方がわからない方々に対して、業務フローについておさらいと、具体的な書き方を、事例を交えて解説します。

また、記事を読むお時間の無い方は、一目でわかるスライド形式の「業務フローの書き方ガイド」もご用意しております。気軽にダウンロードして活用して下さい。

業務フローの書き方ガイドダウンロード

QualityCubeではこれまで多くのITプロジェクトのコンサルティング、プロジェクトマネジメント、実務支援に併せて教育支援をしてきました。継続的にITリテラシー向上、DX概論、DX企画の進め方、要件定義の書き方を支援しております。これらの活動を通して、「業務効率化、業務のシステム化を進める上で、業務フローの書き方がわからない」という声を良く耳にします。そこで、皆様のお役立ちのために初めての方でも業務フローの書き方がわかる「業務フローの書き方ガイド」を無料でご提供することに致しました。

業務フローの書き方ガイド目次

  1. 業務フローとは
  2. 業務フローの作成目的
  3. フローの種類
  4. フロー作成のコツ
  5. 業務要件とは
  6. 業務フロー作成の進め方
  7. 業務フローチャートに使用する図形(BPMN)
  8. 業務フローで業務の可視化
  9. 業務フロー階層レベルについて
  10. 製造業の業務フロー作図例
  11. まとめ

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    業務フローとは?

    業務フローとは業務の流れの事で、業務内容や業務の判断及び処理の方法を視覚的に表現する図解の事を指します。各工程(アクティビティ)の流れを業務フローとして表現します。業務や工程を記号で表し、業務の開始から完了までのプロセスを部門毎に手順別で図式化します。

    業務フローを書く目的

    業務フローを書く目的は業務の可視化です。業務のフローを決められた作図方法で記述すると、誰が見ても客観的かつ直観的に理解しやすくなります。また、業務を図式化することで、文章の羅列を読むよりもわかりやすく全体像を掴みやすいというメリットがあります。

    業務改善や他部署の業務について相互理解を深めるツールとしても有効です。業務効率化や生産性向上には業務改善、業務改革、DX推進等のアプローチがあります。どのアプローチを取るにせよ、内部のAs-Is (現状)の把握無しでいきなりコンサルやシステム会社にコンタクトしても非効率的です。まずは、「業務の可視化」のために業務フローを作成して現状を関係者と共有できる準備をしましょう。

    システム開発においては、要求定義、要件定義工程において、全体の業務を業務フローで表すことで業務一覧表だけでは理解し難い流れを把握できます。業務一覧から機能一覧を作成する際にも、システムフロー図と業務フロー図を見比べると見落としが無くなります。

    システムの機能拡張や業務内容の変更の際も、業務フローがあれば検討資料として役立ちます。業務フローは仕事をより効率的にするために必要不可欠なツールと言えます。

    業務フロー作成の目的を下記にまとめます。

    • 業務の視覚化、標準化
    • 業務の問題の発見
    • 担当者および他部署間の業務の把握、相互理解
    • 業務の保守性、拡張性の向上
    • システム化で、要求定義書、要件定義書の一部となる

    業務可視化のメリット

    業務の可視化は、業務改善、業務改革、DX推進で必須です。業務可視化でAs-Is (現状)の把握をして、初めて改善案のTo-Be (あるべき姿)が見えてきます。何処に人手がかかり、無駄があるかがわかり、自動化へのヒントが浮かびます。

    業務の可視化に取り組むと、仕事の各工程にどのくらいの時間が使われているのかが見えてきます。また、部署毎の業務を可視化して他部門と共有すると、共通な業務をまとめて効率化する施策も生まれます。

    あまりに人手がかかっていたり、同じ事を何度もしていたりする現実が見えれば、自動化を検討する事もできます。RPA(Robotic Process Automation)を導入して業務の自動化を行う際にもAs-Is、To-Beの業務フロー作成が必須です。

    業務フローは図解することのメリットがあります。目的とメリットは対比しています。

    • 組織内のどの部門が何をすべきか明確になります。
    • 部門内で誰が何をするのか、担当ごとの業務の流れがわかります。
    • どの段階で業務の分岐が発生するか、判断ポイントがわかります。
    • どの段階で、何を参照して業務を進めるのか、わかります。
    • システムによる自動化への移行可能業務が見えてきます。

    業務フローの書き方

    ステークホルダーを洗い出す

    ステークホルダーとは意思決定、活動、または結果に影響を与える、影響を受ける、または影響を受ける可能性のある個人、グループ、または組織のことです。

    業務フローを書く前に、その業務に関わる担当者や部署、クライアントなど全ての関係者を洗い出します。ここで洗い出した関係者は、必要に応じて業務フローのスイムレーン(各担当、部署、会社毎に分割された区画)に追加します。

    下図はハンバーガー注文の業務フロー図の例です。「客」、「カウンター」、「厨房」がステークホルダーとなり、それぞれのスイムレーンに各工程が記述されています。

    業務フローの階層レベル

    業務フローを書く際には階層レベルを意識する必要があります。。レベル0、レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の5つに階層レベルを分けると良いです。

    階層の数は業務の複雑度によって異なります。いきなり詳細の話を並べたり、粒度がばらついたりしがちです。段階を追って階層を詳細化していくことが重要です。

    各レベルの粒度定義は一意にはないですが、各レベルの中で粒度をそろえることが重要です。下表は各階層の粒度目安となります。

    プロセスの種類を理解する

    普段意識しない業務プロセスもいくつかの種類に分類されます。

    また、各プロセスはいくつかのステージ(工程)の組み合わせで構成されることが多いです。工程はアクティビティ(活動)とも言い換えられます。構成の仕方で、「マルチステージプロセス」、「バッファ有りマルチステージプロセス」、「分岐プロセス」、「同時プロセス」等に分類されます。

    マルチステージプロセスは、ステージ1が完了したらステージ2を始め、ステージ2が完了したらステージ3を始める様に順番に工程をこなしていくプロセスです。工場のライン生産方式(流れ作業、ライン作業)が典型的な例です。

    バッファ有りマルチステージプロセスは、マルチステージプロセスの間にバッファがあるプロセスです。バッファとは工程と工程の間の保存・保管を意味し、工場ラインでは中間加工品の一時保存を表現することに使われます。調理工程では下ごしらえした材料を準備しておいたり、工場ラインでは中間仕掛品を溜めて保管しておいたりするイメージです。

    同じ保存・保管でも、システムにデータを保存する場合には下記記号が使われます。どちらかというと、業務フロー図では無く、システムフロー図に使われることが多いです。

    分岐は二つの工程に分かれるフローのことです。分岐には、下図の様に排他的分岐プロセスと並列分岐プロセスがあります。どちらの分岐かわかる様に記述して下さい。

    業務フローでは並列分岐プロセスは同時プロセスという表現で、下図の様に分岐記号を使用せず、矢印を分岐させて表現することが多いです。

    業務フローの記述方法

    業務フローは、ソフトウェア工学で用いられる統一モデリング言語(Unified Modeling Language, UML)の中のアクティビティ図として表記され始めました。1997年にObject Management Group (OMG)の標準モデリング言語として採用されたUMLは世界共通のモデリング言語として全世界に普及しています。UMLのアクティビティ図は業務プロセスを図式化し、システム内のデータフローや複合ロジックを模型化するのにも使われる様になりました。

    一方、ビジネスプロセス改革の重要性が再度議論され始めた2004年、米国非営利団体BPMI(Business Process Management Initiative)がBPMN(Business Process Modeling Notation、ビジネスプロセス・モデリング表記法)を発表しました。BPMNは業務手順をわかりやすく図示して可視化するための表記法として定められました。

    BPMNで使用する具体的な基本図形や使用例については、「業務フローの書き方ガイド」をダウンロードして参照して下さい。

    開始と終了を明確にする

    業務は何から開始し、何で終わるかを明確に表現します。開始や終了はいくつも設定するのではなく、1つのイベントに絞って明確にます。UML、BPMNではイベント開始とイベント終了の記号が定められていますので、「業務フローの書き方ガイド」を参考にして下さい。

    正しい時系列で適切な記号を配置する

    図形記号はUMLかBPMNに従って正しいものを使用し、必ず時系列で配置します。レーンごとに時系列ズレが生じているフローはとても見づらいので、揃えるようにします。

    長い業務フローは縦方向にする

    PowerPointのプレゼンで業務フロー事例を説明する場合には、紙面の関係上、横方向に流れるフロー図にすることがあります。一方、機能的に業務フロー図を活用する場合には、Excelで縦方向に流れる方が使いやすくなります。

    矢印などの接続線はわかりやすくつなげる

    矢印記号が交差したり、不要な場所につながっていたりすると、業務の流れがわかりにくく混乱します。やむを得ず交差してしまうこともありますが、なるべく交差が少なくなる様に心がけると良いです。

    「条件分岐」を明確にする

    「条件分岐」の記号を使わず処理の記号を複数使って意思決定を表す場合がありますが、記号の数が増えてフローが見づらくなります。また、排他的分岐の場合には、分岐の条件を明確にする必要があります。

    まとめ

    業務フローを書いて正しいAs-Is(現状)の把握をして改善策To-Be (あるべき姿)を生み出していきましょう。

    プロセスは目に見えないため、捉え方が人によって異なります。言葉で表現しても異なる階層レベルを混在した理解になってしまう事もあります。主観で語られたプロセスを元に改善の議論はできません。

    業務フロー図があれば、現状のフローが最適かどうか、客観的に整理でき、組織の共通認識を得られます。フロー化で業務を可視化することで、無駄や省略できるプロセスが見やすくなります。図で表現するため、業務を担当していない人も理解し易くなります。そのため、課題抽出の議論も正しい方向に進みます。

    是非、業務フローを書いて業務改善や業務効率化に活かして下さい。