効果的な業務フロー図の書き方術 | 業務プロセスの可視化を実現

業務フロー図は直観的に業務の全体像と流れを把握できるため、業務効率化を目的とした現状業務の洗い出しや業務引継ぎなどを目的として作図されることが多いです。
しかしながら、初めて業務フロー図を作成される方にとっては作成することにハードルを感じてしまうかもしれません。
本記事では業務フロー図の作成方法について、「初めての方にもできるだけわかりやすく」解説していきます。

また業務フロー図を作成する目的は「業務の全体像と流れをわかりやすくして把握すること」です。
目的を達成するためにはシンプルでわかりやすい業務フロー図を作成することが望ましいと言えます。
「わかりやすい業務フロー図」を作成するためのポイントも併せてお伝えします。

業務フロー図を書くためのルール

始めに、業務フロー図を作成するためのルールから説明致します。
業務フロー図の「フロー」とは「流れ」を意味します。
業務フロー図は全体のプロセスが視覚的に流れとして認識できるように作図します。
流れは左から右、上から下へ流れを作るのが基本です。
また、業務フロー図は記号を使用して作業を表現します。

業務フロー図に使われる記号

業務フロー図に一般的に使われる記号を下図に表しました。
業務の流れのみであれば基本の記号だけで表現することが可能です。
必要に応じてサブの記号を追加し、目的に合った業務フロー図を作成しましょう。

基本の記号
開始・終了		プロセスの開始と終了を表します。
作業・処理		一般的な作業・処理、一つのステップを表します。
判断		「Yes/No」あるいは「真/偽」が答えとなる判断を表します。
線・矢印		作業と作業をつなぎます。流れの方向性を明確にしたいときは矢印を使用します。
必要に応じて追加で使うサブの記号
定義済処理		一部の詳細な処理を別の業務フロー図で表す場合に使用します。
データベース・システム		処理の情報がデータとして保存されることを表します。
書類・ドキュメント		書類や帳票を表します。
保存・保管		帳票などを保管する場合に使用します。

わかりやすい業務フロー図を書くためのポイント

下記を意識して作図することにより、わかりやすい業務フロー図になります。

１．シンプルであること

目標のための必要な処理だけを書きます。
使用する記号も増やし過ぎないようにしましょう。

２．開始と終了を明確にする

何をきかっけにして業務が開始され、何をもって終了とするのかを明確にしましょう。

３．接続線を交差させない

接続線が交差すると見にくくなり、流れを追うのが大変になります。

４．分岐の条件を明確にする

分岐の条件は2つの要素どちらかで表現できます。
・「Yes/No」「あり/なし」など
・「1回目/2回目以上」「1万円未満/1万円以上」など。

５．時系列に記載する

業務の流れを分かりやすくするためにも時系列に記載することを意識しましょう。

６．１ページに収める

ページが遷移するとフローを追いにくくなります。
ただし、無理に１ぺージにまとめると複雑になってしまう可能性もあります。
１ページにまとめ切らない場合は、区切りのいい作業や処理ごとに分割して作図しましょう。

まとめ

業務フロー図の作成が初めての方にも「わかりやすい業務フロー図」が簡単に作成できるように解説してきました。
しかしながら、大きなシステムを導入する場合や、部署をまたがって業務改革を行う場合は、ある程度時間をかけて慎重に行うことをお勧めします。

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2022.11.21

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