効果的な業務フロー図の書き方術 | 業務プロセスの可視化を実現

業務フロー図は直観的に業務の全体像と流れを把握できるため、業務効率化を目的とした現状業務の洗い出しや業務引継ぎなどを目的として作図されることが多いです。
しかしながら、初めて業務フロー図を作成される方にとっては作成することにハードルを感じてしまうかもしれません。
本記事では業務フロー図の作成方法について、「初めての方にもできるだけわかりやすく」解説していきます。

また業務フロー図を作成する目的は「業務の全体像と流れをわかりやすくして把握すること」です。
目的を達成するためにはシンプルでわかりやすい業務フロー図を作成することが望ましいと言えます。
「わかりやすい業務フロー図」を作成するためのポイントも併せてお伝えします。

業務フロー図を書くためのルール

始めに、業務フロー図を作成するためのルールから説明致します。
業務フロー図の「フロー」とは「流れ」を意味します。
業務フロー図は全体のプロセスが視覚的に流れとして認識できるように作図します。
流れは左から右、上から下へ流れを作るのが基本です。
また、業務フロー図は記号を使用して作業を表現します。

業務フロー図に使われる記号

業務フロー図に一般的に使われる記号を下図に表しました。
業務の流れのみであれば基本の記号だけで表現することが可能です。
必要に応じてサブの記号を追加し、目的に合った業務フロー図を作成しましょう。

基本の記号
開始・終了 プロセスの開始と終了を表します。
作業・処理 一般的な作業・処理、一つのステップを表します。
判断 「Yes/No」あるいは「真/偽」が答えとなる判断を表します。
線・矢印 作業と作業をつなぎます。流れの方向性を明確にしたいときは矢印を使用します。
必要に応じて追加で使うサブの記号
定義済処理 一部の詳細な処理を別の業務フロー図で表す場合に使用します。
データベース・システム 処理の情報がデータとして保存されることを表します。
書類・ドキュメント 書類や帳票を表します。
保存・保管 帳票などを保管する場合に使用します。

業務フロー図を書く手順

業務フローは下記の手順で行います。

  1. 業務フロー図の目的を定義する
  2. 記載する部門と担当者を明確にする
  3. 担当者へ作業についてヒアリングを行う
  4. 業務フロー図に記載する作業を確定する
  5. 作業を線でつなぐ

各手順ごとに解説していきます。

1.業務フロー図の目的を定義する

業務フローを作成する目的は何でしょうか。
システム導入のために作図する場合と、業務引継ぎのために作図する場合ではどこまでを範囲とするのか、どこまで詳細に表現するのかが変わってきます。
わかりやすい業務フロー図というのは、目的に沿ったものであることが前提になります。

2.記載する部門と担当者を明確にする

業務フロー図に記載する部門や担当者を洗い出します。
社内だけでなく、顧客や仕入れ先など業務に関わる全ての関係者を洗い出します。

3.担当者へ作業についてヒアリングを行う

洗い出した部門の担当者にヒアリングを行い、手順や作業を把握します。
ヒアリングする際は聞き出したい項目が記載されているヒアリングシートを使いながら行うと、部門ごとで偏りのない均一な情報を収集できます。
横軸に作業項目、縦軸に時系列に作業を記載します。
ヒアリングシートは実際に担当者に通常通りに作業を進めてもらいながら、ヒアリング担当者が記載していきます。
その際、各手順の意味や背景、改善したいことなども聞き取りし、ヒアリングシートに追記します。

4.業務フロー図に記載する作業を確定する

ヒアリングした内容を業務フロー図に記載する必要があるかどうかを振り分けし、必要な作業だけを時系列に業務フロー図に記載します。

5.作業を線でつなぐ

業務フロー図に記載した作業を手順がわかるように線でつないでいきます。

わかりやすい業務フロー図を書くためのポイント

下記を意識して作図することにより、わかりやすい業務フロー図になります。

1.シンプルであること

目標のための必要な処理だけを書きます。
使用する記号も増やし過ぎないようにしましょう。

2.開始と終了を明確にする

何をきかっけにして業務が開始され、何をもって終了とするのかを明確にしましょう。

3.接続線を交差させない

接続線が交差すると見にくくなり、流れを追うのが大変になります。

4.分岐の条件を明確にする

分岐の条件は2つの要素どちらかで表現できます。
・「Yes/No」「あり/なし」など
・「1回目/2回目以上」「1万円未満/1万円以上」など。

5.時系列に記載する

業務の流れを分かりやすくするためにも時系列に記載することを意識しましょう。

6.1ページに収める

ページが遷移するとフローを追いにくくなります。
ただし、無理に1ぺージにまとめると複雑になってしまう可能性もあります。
1ページにまとめ切らない場合は、区切りのいい作業や処理ごとに分割して作図しましょう。

まとめ

業務フロー図の作成が初めての方にも「わかりやすい業務フロー図」が簡単に作成できるように解説してきました。
しかしながら、大きなシステムを導入する場合や、部署をまたがって業務改革を行う場合は、ある程度時間をかけて慎重に行うことをお勧めします。

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